慌ただしい表彰の準備からおさらば!表彰記念品の調達法。

慌ただしい表彰の準備からおさらば!表彰記念品の調達法。

表彰イベント担当の皆さん、表彰会場や式の進行、トロフィーなどの表彰記念品の調達などお忙しいと思います。

毎回担当を任されているご担当者様、今回の準備もトロフィーや表彰楯が今回も間に合うとか間に合わないとか落ち着かないと思います。何故慌ただしくなるのか?間に合う、間に合わないなど毎回ヒヤヒヤしなければならないのか?これは受賞者が決まる時期や内容に振り回されているからです。表彰記念品を用意する方のほとんどが受賞者の名前を入れて作製したい、そして可能であれば成績なども合わせてい入れたいと思っているからです。

それではどうしたらスムーズな準備が出来るのか?段取りや注文方法などのテクニックをご説明させていただきたいと思います。

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まずはトロフィーなどの記念品を購入す業者とのスケジュール打ち合せ

初めて表彰記念品を用意する場合、購入業者とスケジュールの打ち合せをすることをおすすめいたします。
そこで最低限確認しなければならないのが購入業者が社内でデザイン作業をしているか?また、トロフィーなどの記念品を自社加工しているかどうか?です。これは非常に重要な事でやはり自社加工している業者はピンチの時に助けてくれる可能性があるからです。
スケジュールの打ち合わせの時、確認しなければならないのが

  • 希望商品の在庫の有無
  • 在庫が無い場合注文のリミット
  • 商品を確保してもらえるか?(通常は確保してもらえない場合が多い)
  • デザイン入稿の期限(完全データもしくは簡易データなど入稿方法を明確に伝える
  • デザイン決定の期限
  • 納品日の確認

この内容を確認すれば安心ですが、選んだ商品は基本的に販売品なので在庫が変動しますので確認した時は在庫あったが注文する時に在庫が無くなっているなんて事もざらに有るので注文が決まっているならばその事を購入業者へ伝えるのが良いかもしれません。

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受賞者が決まらない場合の対処法

一番慌ただしくなるのが受賞者が決まらない場合です。これには色々な理由があるようですが、「集計でのトラブルで正確な順位が出なかった。」「対象期間の設定みすによる集計違い。」「同着」などですがこんなトラブルが合っても購入業者とのスケジュールは崩せないと思いますのでそんな時の想定をしておきましょう。
また、スケジュールぎりぎりで受賞者が決まる場合は事前に受賞者以外のデザインを進めておくのも方法の一つです。販売業者にデザインをお願いする場合多少でも時間が掛かりますので進められる所は進めておくのがおすすめです、受賞者が決まり次第落とし込み確認作業に移れるようにしておくのです。

また、別の方法として受賞者を後から入れる(彫刻や印刷をする)方法もありかもしれません。この方法は非常にスムーズに準備することが出来ますが追加の加工代、加工する記念品の移動運賃、輸送中の破損リスクなどが有りますし対応していただけない業者さんもありますので詳しくは相談してください。

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表彰会場への直送、記念品の中身の明確化など細かい手間も後々重要になります

表彰記念品は数量にもよりますが、数が多い場合は品物の移動だけでも非常に大変です。納品先を会場にしたり、都合の良い場所をしてするのも良いでしょう。また、トロフィーの中身を明確にする事(受賞内容や受賞者名)で授賞式をスムーズに進める事も出来ますし、一度並べたトロフィーを片付ける際に仕舞い易くなったりもしますので細かい作業ですが重要になってきます。

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